La División de Medicina Interna General y el Departamento de Medicina están buscando un Asistente Administrativo motivado para apoyar al cuerpo docente en una función administrativa integral. El candidato seleccionado gestionará la correspondencia, preparará y analizará tablas y gráficos estadísticos, y desarrollará y mantendrá bases de datos. Será responsable de actualizar y gestionar las biografías y los currículums vitae del cuerpo docente, gestionar las llamadas telefónicas y los mensajes entrantes, solicitar material de oficina y mantener el inventario. Además, el puesto implica programar reuniones y citas, coordinar los preparativos y los itinerarios de viaje, y preparar y procesar documentos universitarios, como reembolsos, solicitudes de subvenciones y presentaciones ante el IRB. El Asistente Administrativo también formateará y editará manuscritos, recopilará revisiones bibliográficas, organizará y coordinará eventos departamentales y mantendrá y actualizará los sitios web del cuerpo docente. Este puesto desempeña un papel clave para garantizar el buen funcionamiento del departamento.Rango horario: $29,42-$41,14
CualificacionesRequerido:
- Habilidad en edición de ortografía, puntuación y gramática.
- Capacidad para utilizar las pautas de estilo de revistas y agencias otorgantes de subvenciones para preparar manuscritos, propuestas y bibliografías.
- Habilidades de mecanografía para preparar documentos de manera rápida y precisa.
- Habilidad en la corrección de textos mecanografiados
- Capacidad para buscar personal adecuado y otros recursos cuando surjan preguntas sobre formato, escritura ilegible o procedimientos de oficina.
- Capacidad para utilizar software Microsoft Windows, Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Access), Dreamweaver, navegadores de Internet.
- Capacidad para preparar bibliografías directamente a partir de fotocopias de referencias o de búsquedas en Medline.
- Capacidad para realizar funciones y tareas de forma independiente con una supervisión mínima.
- Capacidad demostrada para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas con otros miembros del personal y profesores.
- Habilidad para ejercer el buen juicio al remitir llamadas al profesorado.
- Excelente atención al detalle.
- Debe ser organizado y capaz de mantener registros precisos.
- Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas y productivas con compañeros de trabajo, coordinadores de investigación y participantes.
- Habilidad para trabajar en equipo y colaborar estrechamente con los compañeros de trabajo.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y cumplir con las tareas asignadas.
Privilegiado:
- Habilidad para mecanografiar cuestionarios y manuscritos desde borradores manuscritos hasta versiones editadas hasta llegar a formas finales.
- Capacidad para reconocer, deletrear y utilizar adecuadamente la terminología técnica y médica.
- Conocimiento de abreviaturas estándar para títulos de revistas médicas y capacidad demostrada para utilizar fuentes de referencia para encontrar/verificar abreviaturas inusuales.
- Conocimiento de las políticas y procedimientos de la Universidad sobre viajes.
- Conocimiento de las políticas y procedimientos de la Universidad en materia de adquisiciones.
- Familiaridad con los formularios HSPC e IRB de la Universidad.
- Capacidad para manejar sistemas telefónicos multilineales.
