El Asistente Administrativo es responsable de apoyar al equipo de Representación Personal (Fideicomisos y Sucesiones) con todas las necesidades de apoyo administrativo. Estos incluyen, entre otros: programación/calendario pesado a través de Outlook, informes de facturación y gastos, producción de documentos, organización y archivo de documentos de planificación patrimonial, planificación de reuniones (en persona e híbridas), contestar teléfonos seguimiento del correo electrónico, coordinación de actividades de desarrollo empresarial y organización de viajes.
Calificaciones
•De cinco a diez años de experiencia laboral previa como asistente administrativo, personal o ejecutivo apoyando a un profesional de alto nivel o C-suite, preferiblemente en un equipo de representantes personales/fideicomisos y patrimonios en la industria de servicios legales o profesionales.
•Experiencia en el mantenimiento del calendario, incluida la organización de todas las reuniones in situ/híbridas y la coordinación con todas las partes interesadas relevantes.
•Sólido conocimiento práctico de Microsoft Office (es decir, Word, Excel, Power Point) y Adobe Professional.
•Experiencia trabajando con bases de datos de facturación y sistemas de gestión de documentos.
•Prioriza las tareas con precisión y equilibra las demandas de múltiples tareas simultáneas de manera eficiente y efectiva manteniendo una actitud profesional y cortés.
•Trabajador de equipo proactivo, enérgico y trabajador.
•A veces se requieren horas extras y trabajo de fin de semana.
Responsabilidades
•El Asistente Administrativo es responsable de apoyar al equipo de Representación Personal (Fideicomisos y Sucesiones) con todas las necesidades de apoyo administrativo.
•Estos incluyen, entre otros: programación/calendario intensivo a través de Outlook, informes de facturación y gastos, producción de documentos, organización y archivo de documentos de planificación patrimonial, planificación de reuniones (en persona e híbridas), contestación de teléfonos, seguimiento de correo electrónico, coordinación del desarrollo empresarial. actividades y arreglos de viaje
•Gestiona las necesidades administrativas diarias de los miembros del equipo del Departamento de Representante Personal utilizando iniciativa y buen criterio independiente.
