FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

Las funciones y responsabilidades principales incluyen las siguientes. Se pueden asignar otras funciones.

Realiza todos los negocios de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa, las leyes estatales y federales; por ejemplo, cuestiones del Título VII, ADA, Vivienda Justa, OSHA, Ley de Informes de Crédito Justos y todas las demás leyes asociadas con la industria.

Gestión de personal

• Ayuda al administrador de la propiedad con la coordinación de todos los aspectos específicos del sitio de la nómina, incluida la gestión de las tarjetas de tiempo de los empleados.
• Ayuda al administrador de la propiedad con la implementación y/o cumplimiento de todas las tareas y políticas relacionadas con Recursos Humanos.

Financiero

• Recauda alquileres y otras tarifas y prepara el paquete de depósito para el administrador de la propiedad, o hace el depósito, según se solicite.
• Actualiza todos los alquileres, depósitos y otras tarifas recibidas en un solo sitio, diariamente.
• Ayuda a emitir avisos apropiados cuando es necesario (cargos por pagos atrasados, avisos de desalojo, notas de cheques devueltos, etc.).
• Ingresa cuentas por pagar en un sitio y envía paquetes a la oficina corporativa.

Normativa (solo propiedades designadas)

• Ayuda con el proceso de certificación mediante el envío de notificaciones, la verificación de terceros, la realización de entrevistas de cuestionarios para residentes y la recopilación de archivos de certificación de residentes.

Gestión de oficina

• Realiza tareas administrativas y de gestión de oficina, según se le asigne.
• Reporta problemas y/o inconvenientes al administrador de la propiedad.
• Trabaja con el resto del personal de manera tal de mantener un ambiente cordial y eficiente.
• Actúa como recepcionista, responde teléfonos, saluda a los residentes e invitados, distribuye calcomanías de estacionamiento, ayuda con los tickets de lavandería, etc.
• Está familiarizado y puede utilizar las facetas asignadas del software One-Site.
• Ayuda con la coordinación de eventos especiales o actividades sociales en el sitio.
• Mantiene registros y garantiza el manejo y archivo adecuados de correspondencia, archivos de proveedores y garantías, certificados de seguro y otros documentos relacionados con la oficina.

Mantenimiento

• Obtiene órdenes de trabajo de los residentes y las ingresa en One Site; las distribuye al personal de mantenimiento.
• Responde a las solicitudes de emergencia, de inmediato, e informa la emergencia al Administrador de la propiedad y/o Mantenimiento, según sea necesario.
• Ayuda al administrador de la propiedad con la adquisición de suministros.
• Monitorea la rotación de unidades.
• Inspecciona la propiedad y los apartamentos, según se le asigne; documenta las inspecciones.

Marketing/Admisiones

• Comprende y garantiza el cumplimiento de todas las leyes de Vivienda Justa, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, la Ley de Informes de Crédito Justos y otras leyes relacionadas con el arrendamiento.

• Ayuda a mantener la lista de espera, según se solicite.
• Ayuda con el marketing de difusión, según se solicite.
• Ayuda con estudios de mercado; competencia de tiendas.
• Da la bienvenida y muestra la propiedad a los posibles solicitantes, según se solicite.
• Prepara paquetes de arrendamiento.
• Ayuda con las tareas de mudanza, según se solicite.

Servicios para residentes

• Ayuda con la orientación de los nuevos residentes.
• Fomenta y mantiene relaciones positivas con los residentes y una excelente comunicación con ellos.
• Responde a las preguntas, quejas, inquietudes y sugerencias de los residentes.
• Se relaciona con los representantes del Consejo Residente de manera positiva.

Relaciones entre propietarios y comunidad

• Asiste a las reuniones programadas con el propietario y/o agente.
• Proyecta una imagen comunitaria positiva para el propietario y el edificio.

Seguridad

• Informar inmediatamente al administrador de la propiedad sobre cualquier incidente relacionado con la responsabilidad y la propiedad. Informar inmediatamente al administrador de la propiedad sobre cualquier accidente o lesión laboral de acuerdo con las pautas de la política de la empresa.
• Ayuda a completar cualquier lista de verificación de seguridad pertinente con el personal de mantenimiento.

ASISTENCIA:

Debe ser puntual y oportuno en el cumplimiento de todos los requisitos de desempeño, incluidos, entre otros, los estándares de asistencia y los plazos de trabajo; comenzar y finalizar las tareas a tiempo; y programar descansos laborales; cuando corresponda.

COMPETENCIAS:

Para desempeñar el trabajo con éxito, un individuo debe demostrar las siguientes competencias:

Intelectual

• Resolución de problemas: identifica y resuelve problemas de manera oportuna; reúne y analiza información hábilmente; desarrolla soluciones alternativas; trabaja bien en situaciones de resolución de problemas en grupo.
• Habilidades técnicas: evalúa sus propias fortalezas y debilidades; busca oportunidades de capacitación y desarrollo; se esfuerza por desarrollar continuamente conocimientos y habilidades; comparte su experiencia con otros.

Interpersonal

• Servicio al cliente: gestiona situaciones difíciles o emocionales con los clientes; responde con rapidez a las necesidades de los clientes; solicita comentarios de los clientes para mejorar el servicio; responde a las solicitudes de servicio y asistencia; cumple con los compromisos.
• Relaciones laborales externas: desarrolla y mantiene relaciones laborales corteses y efectivas con clientes, proveedores y/o cualquier otro representante de organizaciones externas.

Organización

• Conciencia de costos: trabaja dentro del presupuesto aprobado; desarrolla e implementa medidas de ahorro de costos.

RESPONSABILIDADES SUPERVISORAS:

Este trabajo no tiene responsabilidades de supervisión.

CALIFICACIONES:

Para desempeñar este trabajo con éxito, una persona debe poder realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos de los conocimientos, las habilidades y/o la capacidad requerida. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

EDUCACIÓN Y/O EXPERIENCIA:

Diploma de escuela secundaria o título de educación general (GED); o de uno a tres años de experiencia y/o capacitación relacionada; o una combinación equivalente de educación y experiencia.

HABILIDADES LINGÜÍSTICAS:

Capacidad para leer y comprender instrucciones sencillas, correspondencia breve y memorandos. Capacidad para redactar correspondencia sencilla. Capacidad para presentar información de manera eficaz en situaciones individuales y en grupos pequeños a clientes y otros empleados de la organización.

OTRAS HABILIDADES, CAPACIDADES Y CALIFICACIONES:

• 2 años de experiencia en puestos de responsabilidad administrativos o de asistente.
• Capacidad para comprender e implementar regulaciones de cumplimiento; leer y revisar informes y una amplia variedad de correspondencia.
• Debe estar dispuesto a aceptar dirección y orientación.
• Debe ser capaz de comunicarse eficazmente con una población diversa y un grupo de personalidades.
• Debe poder trabajar en un entorno dinámico, multifacético y orientado al servicio al cliente.
• Debe poder trabajar en equipo, interactuar con otros de manera profesional y agradable y ejercitar habilidades para resolver problemas.
• Debe ser capaz de aplicar principios de pensamiento lógico o definir problemas, recopilar datos pertinentes, establecer hechos, sacar conclusiones válidas e iniciar un curso de acción apropiado.
• Debe ser capaz de utilizar habilidades matemáticas básicas.
• Comunicación oral: habla con claridad y de manera persuasiva en situaciones positivas o negativas; escucha y obtiene aclaraciones; responde bien a las preguntas; demuestra habilidades de presentación en grupo; participa en reuniones.
• Comunicación escrita: escribe de forma clara e informativa; edita el trabajo en busca de errores ortográficos y gramaticales; varía el estilo de escritura para satisfacer las necesidades; presenta datos numéricos de manera eficaz; es capaz de leer e interpretar información escrita.
• Debe ser capaz de adaptarse, con un aviso mínimo o sin previo aviso, a los cambios en la forma en que se llevan a cabo los negocios y se realiza el trabajo, sin disminución del desempeño laboral.
• Responsable de observar los procedimientos de seguridad y protección según corresponda e informar sobre condiciones potencialmente inseguras a la gerencia dentro de su turno, antes de finalizar el día laboral.

EXIGENCIAS FÍSICAS:

Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se podrán realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

Al realizar las tareas de este trabajo, el empleado debe estar de pie con regularidad. Con frecuencia, debe sentarse. Ocasionalmente, debe trepar o mantener el equilibrio y agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear.

El empleado debe levantar y/o mover regularmente hasta 10 libras, levantar y/o mover frecuentemente hasta 25 libras y ocasionalmente levantar y/o mover hasta 100 libras.

AMBIENTE LABORAL:

Las características del entorno laboral que se describen aquí son representativas de las que encuentra un empleado mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Al realizar las tareas de este trabajo, el empleado está ocasionalmente expuesto a productos químicos tóxicos o cáusticos.

El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser moderado.