RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL PUESTO:

En respuesta a las consultas de estudiantes, padres y patrocinadores, y en cumplimiento con las regulaciones federales: responder preguntas, responder correos electrónicos, preparar informes de análisis de cuentas personalizados, brindar soluciones financieras inmediatas, hacer recomendaciones sobre la actividad de la cuenta de los estudiantes por correo electrónico, durante los turnos programados de atención al cliente por teléfono y en el mostrador, y según sea necesario. Investigar e interpretar las políticas y los procedimientos establecidos por el departamento y la universidad para brindar información veraz. Utilizar la capacitación cruzada y otros conocimientos para resolver las consultas de los estudiantes a LMU en un “servicio integral”.

• ” aspecto. Remitir asuntos estudiantiles fuera del ámbito de autoridad a la administración u otras oficinas universitarias relacionadas según sea necesario. Preparar informes de análisis de cuentas personalizados para estudiantes, padres, varios departamentos universitarios y agencias patrocinadoras.

• Realizar un análisis detallado de las cuentas de los estudiantes y hacer los ajustes necesarios con precisión y eficiencia. Realizar una revisión detallada y completa de las cuentas de los estudiantes mensualmente y según sea necesario; responsable de gestionar las poblaciones de estudiantes asignadas de manera exhaustiva y oportuna, contactando a los estudiantes y a varios contactos del departamento universitario/directores de programas según sea necesario. Solicitar informes generados para revisar las poblaciones de estudiantes asignadas de varios departamentos universitarios y la administración de Servicios financieros para estudiantes/Especialista sénior de cuentas/Cajero universitario adjunto. Revisar la facturación mensual; contactar a los estudiantes según sea necesario con respecto a las cuentas morosas, utilizando los procedimientos establecidos y publicando cargos por pagos atrasados, retenciones y comentarios en Banner según sea necesario. Realizar un seguimiento de la información necesaria y mantenerse al tanto de la información faltante/inexacta o la falta de respuesta a las solicitudes para garantizar que se mantengan registros precisos/completos y que el procesamiento de las cuentas se complete de manera oportuna.

Responder a las consultas y solicitudes interdepartamentales e intradepartamentales de manera oportuna y precisa. Realizar un seguimiento y comunicarse con frecuencia con los estudiantes, padres, patrocinadores y diversos empleados de la universidad. Coordinar esfuerzos con Admisiones, Ayuda financiera, Registrador, Facultad de Educación, Asuntos estudiantiles, etc. para garantizar transiciones fluidas, procesos eficientes y un servicio al cliente eficaz. Aprobar o rechazar las solicitudes de peticiones generales recibidas por el Registrador

• Oficina de . Trabajar en colaboración en proyectos para mejorar continuamente la experiencia de la cuenta de estudiante para estudiantes y usuarios autorizados.

• Realizar las funciones de apertura y cierre de la oficina durante el día hábil. Asegurar una cobertura adecuada en el mostrador de recepción con la ayuda del personal de estudiantes que trabajan y estudian. Asegurar un servicio al cliente adecuado manteniendo una respuesta oportuna a todas las consultas recibidas a través de las cuentas de correo electrónico del departamento (flexi, reembolso, cuenta de estudiante, personal). Ayudar al especialista sénior de cuentas en la capacitación del personal estudiantil y el control de calidad de los proyectos asignados a los estudiantes.

• Procesar pagos (efectivo, cheques, débitos, transferencias bancarias, etc.) y contabilizar cargos (salud estudiantil, multas judiciales, multas de estacionamiento, tarifas de reemplazo de OneCard, adiciones de Flexi y S-Dollar, tarifas de instalaciones recreativas, etc.) y hacer ajustes según sea necesario a las cuentas de los estudiantes a través del sistema de Cuentas por cobrar de Banner. Procesar depósitos (alojamiento, compromiso y matrícula), formularios de condonación de matrícula, aprobaciones de autorización financiera de SYAB (estudios en el extranjero), estipendios deportivos. Analizar cuentas y hacer ajustes según sea necesario.

• Preparar con precisión un control de caja diario de todas las entradas registradas en las cuentas de los estudiantes. Verificar los controles de caja de los estudiantes, el personal y los compañeros de trabajo. Aprobar los recibos de débito y crédito según lo autorizado.

• Realizar actualizaciones y correcciones de direcciones. Ayudar a los estudiantes y usuarios autorizados a establecer planes de pago a través del Centro de cuentas estudiantiles, incluidos planes de deducción automática, por correo, diferidos y para poblaciones especiales.

• Procesar reembolsos de cuentas de estudiantes: electrónicos y en papel según lo soliciten los estudiantes/usuarios autorizados o créditos de cuentas de estudiantes de manera oportuna. Procesar reembolsos para estudiantes al momento de graduación o retiro de la universidad. Procesar reembolsos por ayuda financiera de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y en cumplimiento con las regulaciones del Título IV. Revisar las cuentas para verificar la precisión del crédito estudiantil y determinar si es necesario rectificar retenciones o préstamos de emergencia antes de reembolsar. Revisar las cuentas y hacer un seguimiento de las revisiones. Bajo la dirección y con la autorización de la gerencia, procesar ajustes manuales a las cuentas de estudiantes en casos de bajas, licencias y retiro de la universidad.

• Identificar, recomendar y utilizar métodos de mejores prácticas en áreas de responsabilidad, evaluar procesos e implementar eficiencias en las áreas de responsabilidad. Mantener actualizada la documentación sobre procesos, actualizar los procedimientos de la oficina, crear y mantener flujos de procesos relacionados con las áreas de responsabilidad.

• Realizar la digitalización, recuperación e indexación de documentos. Bajo la dirección de la gerencia, ayudar en el mantenimiento del sitio web del departamento y de las calculadoras de presupuestos.

En ausencia del Cajero Universitario, fungir como Auxiliar de Cajero Universitario: saldo del día anterior

• Realizar las transacciones en efectivo y el efectivo disponible, realizar órdenes de efectivo según sea necesario, aceptar depósitos, cobrar cheques, distribuir desembolsos en efectivo, dar cambio, proporcionar monedas a los departamentos para funciones especiales, preparar depósitos para el transporte blindado al banco, equilibrar el cajón, recibir y registrar las entradas del diario de Oracle, escanear cheques para depósito remoto, realizar el balance diario de todo el dinero procesado en las cuentas de los estudiantes, preparar un resumen diario de la actividad de la cuenta y ejecutar informes. Comunicarse con los departamentos para realizar un seguimiento de los desembolsos de efectivo no reclamados. Realizar un recuento diario de auditoría de fondos en efectivo. Mantener un registro de los transportes de fondos en vehículos blindados hacia y desde el banco.

• Representar a los Servicios Financieros para Estudiantes en la comunidad de LMU, lo que incluye, entre otros, el Día de Presentación, el Día de Bienvenida y la Orientación; y externamente en organizaciones o asociaciones profesionales; dirigir presentaciones, participar en comités según sea necesario. Realizar otras tareas que le asigne o solicite la gerencia.

Expectativas de la Universidad Loyola Marymount

Demostrar un comportamiento que respalde la misión, la visión y los valores de la universidad. Comunicar y emplear acciones interpersonales que demuestren altos estándares de conducta profesional, responsable, responsable y ética. Demostrar un compromiso con un servicio al cliente excepcional.

EXPERIENCIA/CALIFICACIONES:

• Mínimo de 3 años de experiencia progresivamente responsable en puestos administrativos o de cuentas por cobrar relacionados con negocios o atención al cliente en un entorno de oficina moderno, institución financiera o puesto de servicio público donde la función principal esté relacionada con las cuentas financieras y la atención al cliente relacionada. Se prefiere experiencia universitaria.

• Conocimientos demostrados en las áreas de: métodos y prácticas de oficina modernas, técnicas de servicio al cliente, resolución de conflictos; etiqueta comercial, telefónica y de correo electrónico. Principios de contabilidad y teneduría de libros para procesar y analizar adecuadamente las transacciones en el sistema de cuentas por cobrar. Conocimiento de bases de datos en línea utilizadas para registrar, investigar y equilibrar cuentas por cobrar. Familiaridad con el software de Microsoft Office y aplicaciones para PC. Conocimientos demostrados de protocolos de comunicación por correo electrónico e Internet. Conceptos analíticos y matemáticos suficientes para calcular cronogramas de pagos. Uso de equipo básico de oficina, por ejemplo, fotocopiadora, escáner, máquina de fax, teclado numérico, etc.

• Capacidad para utilizar el sentido común y el buen juicio al interpretar las normas, reglamentos y políticas para estudiantes/usuarios autorizados, profesores y personal. Capacidad para asesorar y comunicarse eficazmente con estudiantes, padres, usuarios autorizados y personal del campus en relación con la actividad de la cuenta. Realizar tareas que impliquen contacto constante con el público de manera coherente, profesional y cortés. Comprender cuestiones complejas de cuentas por cobrar. Realizar cálculos y proyecciones financieras para establecer planes de pago y estimaciones de reembolsos prorrateados para matrícula, alojamiento y comidas.

• Realizar trabajos de oficina de dificultad intermedia que impliquen un juicio independiente y requieran precisión, rapidez y una atención excepcional a los detalles; diseñar o adoptar procedimientos de oficina para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización; elaborar informes claros y completos y mantener registros complejos; comprender, interpretar y aplicar reglas e instrucciones escritas; mantener la discreción y la confidencialidad en todos los aspectos de las tareas diarias.

• Debe ser capaz de trabajar de forma positiva en un entorno de servicio estudiantil exigente, de alto volumen, de ritmo rápido y orientado al equipo, tanto de forma independiente como en colaboración.

• Capacidad para comprender y cumplir las regulaciones federales aplicables.

• Excelente servicio al cliente y habilidades interpersonales (tanto escritas como orales).

• Habilidades organizativas y de presentación altamente desarrolladas. Capacidad para priorizar el tiempo, realizar múltiples tareas y cumplir con los plazos establecidos. Debe ser capaz de resolver problemas, identificándolos y resolviéndolos de manera oportuna.

• Competencia informática demostrada con conocimientos prácticos de: sistemas operativos Microsoft y Microsoft Office Suite; y preferiblemente conocimientos de Banner Student Accounts Receivable, Touchnet, Blackboard, Oracle, Nolijweb, correo electrónico e interfaces de Internet. Se requieren amplias habilidades relacionadas con la informática y el ingreso de datos.

EDUCACIÓN REQUERIDA:

Generalmente una licenciatura

• Título universitario en administración de empresas o un campo relacionado o experiencia laboral equivalente. Cursos de prácticas de oficina, contabilidad y teneduría de libros o una combinación de experiencia personal y laboral. Se espera que el titular continúe actualizando los conocimientos, las habilidades y las capacidades necesarias para mantenerse al día con los cambios en las normativas y políticas.

Las declaraciones anteriores tienen por objeto describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que se realiza. No deben interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal clasificado de esa manera.

Personal regular 

Rango salarial

$18.24 – $26.15 Salario acorde a formación y experiencia. 

La Universidad Loyola Marymount, una institución clasificada R2 por Carnegie en la corriente principal de la educación superior católica estadounidense, busca postulantes destacados que valoren su misión y compartan su compromiso con la excelencia inclusiva, la educación integral de la persona y la construcción de una sociedad justa. LMU es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido a brindar un entorno libre de discriminación y acoso, tal como lo definen las leyes federales, estatales y locales. Invitamos a todas las personas en toda la diversidad de su ser, experiencia de vida y creencias a postularse. (Visite www.lmu.edu para obtener más información).