Brindar soporte en tareas administrativas en los departamentos de Leasing y Contabilidad/Finanzas. Este rol requiere un alto sentido de urgencia, organización, confidencialidad y la capacidad de manejar múltiples tareas simultáneamente, priorizando según las necesidades operativas. El candidato debe ser capaz de trabajar bajo presión y de manera independiente.
Responsabilidades
· Ejecutar las políticas administrativas y operativas de la empresa y seguir los procedimientos establecidos. Esto incluye mantener el registro central de contratos y documentación de permisos, licencias y seguros requeridos a todos los inquilinos, asegurándose de que todos estén actualizados y completos.
· Evaluar y distribuir la correspondencia recibida. Redactar correspondencia de rutina y contratos de arrendamiento, endosos, tablas, entre otros documentos.
· Servir como punto de contacto y enlace para el servicio a los clientes que arriendan establecimientos en varias propiedades de Empresas Caparra (San Patricio Plaza, Galería San Patricio, T-Mobile Center, entre otras) incluyendo el manejo de cobros de facturas, gestión de reclamaciones de seguros de propiedad comercial cuando sea necesario.
· Saludar cálidamente a los visitantes, responder a sus preguntas y dirigirlos a la persona adecuada.
· Producir fotocopias y digitalizar documentos.
· Preparar informes, correos electrónicos y correspondencia para su envío.
· Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos para los departamentos de Arrendamiento y Finanzas.
· Responder, filtrar y enrutar llamadas al Vicepresidente Senior de Arrendamiento y al CFO y organizar conferencias telefónicas si es necesario.
· Administrar los calendarios del Vicepresidente Senior de Arrendamiento y del CFO y coordinar citas y reuniones relevantes.
· Coordinar arreglos de viajes oficiales y reservas para conferencias, seminarios y otras actividades comerciales.
· Apoyar las funciones de recepción y coordinar con otros colegas para asegurar que el sistema telefónico siempre esté atendido durante el horario comercial.
· Coordinar, preparar agendas, reservar y habilitar áreas para actividades o reuniones; y tomar y transcribir actas si es necesario.
