Publicación abierta hasta cubrir vacante

Rango salarial: $33,422.22 – $40,760.11

Nuestra cultura en el Departamento de Gestión de Información de Atlanta (AIM) se basa en nuestros valores fundamentales compartidos: transparencia, responsabilidad, colaboración, servicio e integridad. El equipo de AIM entiende nuestro papel como socio estratégico de los departamentos de toda la ciudad; creemos firmemente que la tecnología tiene el potencial de elevar la ciudad de Atlanta y es esencial para hacer avanzar la visión del alcalde. Con el uso eficaz de la tecnología, nos volvemos más eficientes, más eficaces e innovadores. Nos volvemos más capaces de mejorar la experiencia de todos los afectados por el gobierno de la ciudad. La misión de AIM es hacer avanzar a Atlanta siendo constante en la entrega de soluciones tecnológicas innovadoras, confiables, seguras y centradas en el usuario.

Los miembros de nuestro equipo ejemplifican los valores fundamentales compartidos anteriormente mencionados, por lo que, si tiene estas características, considere unirse a nosotros mientras trabajamos para mejorar la tecnología para la ciudad, sus estimados ciudadanos y valiosos visitantes.

Normas generales de descripción y clasificación

Proporciona diversos servicios administrativos y de oficina a un departamento asignado. Puede supervisar al personal de apoyo administrativo, a los empleados temporales o a los pasantes. Prepara, revisa, distribuye y/o archiva correspondencia, memorandos, cartas e informes de rutina; asiste a reuniones de personal y de otro tipo y toma notas o actas.

Planifica y/o coordina reuniones dentro del Departamento de Gestión de Información de Atlanta (AIM) o entre departamentos en nombre de los ejecutivos de AIM. Lleva a cabo proyectos especiales de naturaleza administrativa o de operaciones de oficina. Responde llamadas y responde consultas generales por teléfono, correo electrónico o por escrito. Retransmite mensajes; recibe, procesa y distribuye correo. Mantiene registros y archivos del departamento.

Supervisión recibida

Trabaja bajo una supervisión muy general. Puede trabajar de forma independiente o con otros trabajadores responsables de completar las tareas asignadas.

Deberes y responsabilidades esenciales

Estas son responsabilidades típicas de este puesto y no deben interpretarse como exclusivas ni exhaustivas. Puede realizar otras tareas según se le asignen.

Coordina eventos del calendario en nombre de los ejecutivos de AIM, incluyendo la planificación/programación de citas, reuniones y entrevistas; actualiza regularmente; contacta a las partes involucradas, según corresponda. Maneja consultas y solicitudes entrantes; responde el teléfono; dirige y devuelve llamadas telefónicas; redacta y envía correspondencia de rutina, solicitudes, formularios e informes. Examina informes, otro material borrador, órdenes de compra, comprobantes y solicitudes de permisos para detectar errores; corrige errores antes de producir la copia final. Identifica deficiencias en equipos o material de oficina; envía solicitudes de reparación, mantenimiento o reemplazo de equipos; solicita nuevos suministros.

Redacta y prepara correspondencia, cartas, memorandos, solicitudes, informes y otros documentos de rutina. Recopila, encuaderna y almacena informes generados por computadora. Transcribe notas de reuniones al formato prescrito. Prepara documentos presupuestarios según las instrucciones; investiga gastos pasados ​​y costos proyectados para respaldar la preparación del presupuesto. Completa solicitudes de compras y las presenta para la aprobación correspondiente.

Toma de decisiones

Utiliza su criterio independiente en situaciones rutinarias y no rutinarias. Coordina eventos del calendario y compra materiales y suministros para la oficina.

Liderazgo proporcionado

Proporciona rutinariamente liderazgo, orientación y/o capacitación de grupos de trabajo al personal menos experimentado.

Conocimientos, habilidades y destrezas

Esta es una lista parcial de los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para desempeñar el trabajo con éxito. No es exhaustiva.

Gran atención a los detalles. Capacidad para aprender nuevas tecnologías de forma rápida e independiente. Conocimiento de los procedimientos y métodos de gestión administrativa y de oficina, así como de la estructura y las operaciones del departamento. Habilidad para comunicarse e interactuar con supervisores y otros miembros del personal; utilizar software de oficina estándar, por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint; utilizar sistemas de datos de oficina especializados; y establecer relaciones efectivas dentro y fuera de la organización. Capacidad para crear, recopilar, organizar, preparar y mantener diversos registros, informes, presentaciones e información.