Número de requisición: 836756

Agencia: Niños y Familias

Título del puesto: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I – 60022911

Plan de pago: Servicio de carrera

Número de posición: 60022911

Salario: Agencia a actualizar

Fecha de cierre de publicación: 09/11/2024

Herramienta de estimación de compensación total

El Departamento de Niños y Familias de Florida (DCF o Departamento) es la agencia de servicios sociales del estado de Florida. La agencia supervisa los servicios de seguridad infantil, acogida, adopción, violencia doméstica, servicios de protección para adultos, refugiados, personas sin hogar, salud mental, abuso de sustancias, proveedores de cuidado infantil, trata de personas y asistencia pública. La misión de la agencia es trabajar en asociación con las comunidades locales para proteger a los vulnerables, promover familias fuertes y económicamente autosuficientes y promover la recuperación y la resiliencia personal y familiar.

Dentro del DCF, la oficina del Programa de Abuso de Sustancias y Salud Mental (SAMH, por sus siglas en inglés) es reconocida como la única autoridad estatal en materia de servicios de abuso de sustancias y salud mental. La Oficina del SAMH es responsable por ley de la planificación, evaluación e implementación de un sistema integral de atención a nivel estatal para la prevención, el tratamiento y la recuperación de niños y adultos con enfermedades mentales graves o trastornos por consumo de sustancias.

PARA SER CONSIDERADO PARA ESTE PUESTO, SE REQUIEREN RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE CALIFICACIÓN Y DEBEN SER VERIFICABLES EN BASE A SU SOLICITUD ENVIADA.

ESTE NO ES UN PUESTO DE TELETRABAJO. SE REQUIERE QUE EL CANDIDATO TRABAJE EN LA OFICINA DE MIAMI .

Se trata de un puesto de gran responsabilidad y profesionalidad que desempeñará el cargo de Coordinador de colaboración regional del sur. Este puesto colaborará con cada sección de la oficina del programa y deberá utilizar su criterio independiente, tomar la iniciativa en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades y prestar una atención extraordinaria a los detalles.

Asistente Administrativo I

Se trata de un puesto altamente independiente que funciona como asistente del Director de SAMH de la región SNR y desempeña una variedad de responsabilidades de secretaría, administrativas y de gestión de oficina. El titular debe demostrar profesionalismo a través de hábitos de trabajo hacia el liderazgo, los compañeros de equipo y los clientes.

Administra el calendario electrónico del Director de SAMH y solicita información sobre reuniones, conferencias y eventos, y otros compromisos. Se asegura de que la carpeta de reuniones del Director contenga toda la información pertinente, incluido el material de referencia según sea necesario. Organiza y programa reuniones y conferencias; coordina con las oficinas del programa de la sede central correspondientes, el personal regional y de circuito, las agencias estatales y los socios y grupos comunitarios públicos y privados. Proporciona a los participantes un tema de discusión y material de referencia que incluye fecha, hora y lugar.

Proporciona apoyo administrativo al personal bajo la supervisión del Director de SAMH según se le indique. Trabaja de forma independiente y en colaboración con el personal de las oficinas de SNR para garantizar la eficiencia en las operaciones de la oficina. Realiza los arreglos de viaje y alojamiento en hoteles, y prepara y presenta los comprobantes de reembolso al regreso del personal.

Prepara solicitudes de compra para incluir documentación de respaldo, si es necesario; y procesa el informe de recepción dentro de los 3 días posteriores a la verificación de que los artículos son satisfactorios.

Cumple con los requisitos obligatorios de la Sección 215.422, FS y el Capítulo 3A-20 del Código Administrativo de Florida (procesamiento oportuno de facturas).

Como enlace de recursos humanos para el SNR, garantizar que los códigos de rol de seguridad de People First sean válidos y estén activados para crear solicitudes de anuncios de trabajo a través del sistema PeopleFirst según las instrucciones; y ayudar al equipo de gestión en las revisiones de expectativas de desempeño. Asegurarse de que los paquetes de empleo se completen antes de enviarlos al departamento de Recursos Humanos para su procesamiento. Transmitir mensajes e información de importancia a todo el personal sobre asuntos de personal, directivas del programa y eventos especiales que promuevan la declaración de misión del departamento.

Prepara la correspondencia según sea necesario para el Director de SAMH, el gerente de contratos y el especialista en licencias para su revisión y firma.

Realiza un seguimiento de las asignaciones de la oficina para garantizar su finalización oportuna, y las consultas sobre políticas y procedimientos se remiten al personal experto apropiado para su manejo o acción inmediata.

Ayudar al personal en reuniones programadas, capacitaciones y eventos especiales organizando la logística, preparando actas, respondiendo las consultas de los participantes y reuniendo y transportando materiales.

Desarrolla y mantiene sistemas de archivo y de datos para respaldar la gestión de contratos, la concesión de licencias por abuso de sustancias y el personal para fines de monitoreo de manera coherente con las reglas de confidencialidad.

Recibe y revisa diariamente el correo entrante y usa su propia discreción para asignar al personal apropiado para manejarlo o hacer seguimiento en nombre del Director de SAMH.

Recibe y filtra las llamadas entrantes y usa su propia discreción para remitir las llamadas que no requieren la atención del Director de SAMH al personal de oficina capacitado apropiado para su manejo o acción; o remitir a la persona que llama a la oficina del programa correspondiente para su resolución.

Realizar otras tareas que le sean asignadas.

Este puesto será el punto de contacto único oficial, designado para coordinar la prestación de servicios y ayudas auxiliares a personas sordas o con dificultades auditivas. El puesto será responsable de lo siguiente:

1. Recopilar datos sobre la eficacia e idoneidad de la ayuda o servicio auxiliar prestado y el desempeño del intérprete proporcionado en el Formulario de comentarios del cliente.

2. Mantener registros de los servicios y ayudas auxiliares apropiados en el Registro de servicios/ayudas auxiliares a medida que se presta cada servicio.

3. Herramienta de autoevaluación completa para evaluar el desempeño operativo del DCF en la prestación de ayudas y servicios auxiliares adecuados a las personas sordas o con dificultades auditivas y para identificar métodos para mejorar la prestación de dichas ayudas y servicios auxiliares.

4. Ayudar al personal designado del DCF con cualquier inquietud, queja o reclamo planteado por clientes o acompañantes sordos o con dificultades auditivas con respecto a la comunicación efectiva tan pronto como sea razonablemente posible, con el objetivo de resolver todos los asuntos planteados mientras el cliente y/o acompañante se encuentre en una instalación de servicio directo del DCF.

5. Comunicarse con los Coordinadores de ADA/Sección 504 sobre servicios para Clientes o Acompañantes sordos o con dificultades auditivas y se proporcionarán resúmenes de estas reuniones al Consultor Independiente; Administrar los registros de servicios e informar los datos y cualquier necesidad de recursos y/o capacitación al Coordinador de ADA/Sección 504 designado (Oficial de Derechos Civiles).

Conocimientos de procesamiento de textos y computación, capacidad para tomar y transcribir actas, conocimiento de los servicios del Departamento, habilidades gramaticales especializadas, habilidades en relaciones con el cliente, conocimiento general de equipos de oficina, capacidad para seguir instrucciones y mantener la confidencialidad. Capacidad para usar hojas de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de la información, así como para generar informes. Capacidad para usar PowerPoint para desarrollar presentaciones.

El estado de Florida es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y acción afirmativa y no tolera la discriminación ni la violencia en el lugar de trabajo.

Los candidatos que requieran una adaptación razonable, según lo definido por la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, deben notificar a la autoridad de contratación de la agencia o al Centro de Servicio People First (1-866-663-4735). La notificación a la autoridad de contratación debe realizarse con anticipación para permitir tiempo suficiente para proporcionar la adaptación.

El estado de Florida apoya un lugar de trabajo libre de drogas. Todos los empleados están sujetos a pruebas de detección de drogas en caso de sospecha razonable, de conformidad con la Sección 112.0455, FS, Ley de lugares de trabajo libres de drogas.

PREFERENCIA PARA VETERANOS. De conformidad con el Capítulo 295 de los Estatutos de Florida, los candidatos que reúnan los requisitos para la preferencia para veteranos recibirán preferencia en el empleo para vacantes del Servicio de Carrera y se les anima a que presenten su solicitud. Algunos miembros del servicio pueden ser elegibles para recibir exenciones para los requisitos de educación postsecundaria. Los candidatos que reclamen la preferencia para veteranos deben adjuntar documentación de respaldo con cada presentación que incluya el carácter del servicio (por ejemplo, Formulario DD 214 Copia de miembro n.° 4) junto con cualquier otra documentación según lo exija la Regla 55A-7 del Código Administrativo de Florida. Los requisitos de documentación para la preferencia para veteranos están disponibles haciendo clic aquí. Toda la documentación debe entregarse antes del cierre del anuncio de la vacante.