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Asistente Administrativo (Junior)

Descripción general del puesto: El asistente administrativo de la Dirección brindará apoyo administrativo diario integral a la Dirección, incluidos el director, el subdirector y las divisiones de componentes. Esta función implica la gestión de registros administrativos, la programación, la gestión del personal y el apoyo a la gestión de casos y políticas de Ventas Militares al Extranjero (FMS).

Responsabilidades:

• Brindar soporte administrativo diario, incluidos servicios de recepción, programación, gestión de personal y mantenimiento de registros administrativos.

• Gestionar los recursos de la dirección y responder a las solicitudes de apoyo administrativo y logístico, incluidas las reservas de salas de conferencias, líneas de teleconferencia, productos administrativos y correspondencia oficial.

• Apoyar la planificación, programación y preparación administrativa para reuniones, simposios, conferencias y compromisos relacionados, incluidos los viajes ejecutivos.

• Apoyar la cooperación emergente en materia de seguridad, la asistencia en materia de seguridad y las operaciones y requisitos administrativos del FMS entre el DoN y el DoD.

• Procesar y distribuir el correo entrante y saliente en coordinación con la división de Administración.

• Procesar, rastrear y archivar toda la correspondencia oficial y gestionar la correspondencia externa.

• Brindar apoyo administrativo para la correspondencia de casos de FMS y procesar casos de FMS listos para ofrecerlos a los socios de FMS en el Sistema de Gestión de Asistencia de Seguridad de Defensa (DSAMS).

• Coordinar el apoyo y acceso de los visitantes y acompañar a las personas según sea necesario.

Habilidades y destrezas:

• Competencia en el paquete MS Office.

• Fuertes habilidades organizativas y administrativas.

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.

• Capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar de forma eficaz.

• Fuertes habilidades interpersonales para la interacción diaria con funcionarios de alto nivel.

• Atención al detalle y capacidad para mantener registros precisos.

Requisitos necesarios:

• Diploma de escuela secundaria.

• Se desea experiencia trabajando con funcionarios en puestos de liderazgo.

• Experiencia relevante en soporte administrativo, gestión de oficinas o área relacionada.

• Capacidad para trabajar en colaboración con diversas partes interesadas y mantener una coordinación eficaz con las oficinas del DoN y del DoD.

• Autorización de seguridad SECRETA

• Se requiere ciudadanía estadounidense y todas las demás partes elegibles pueden presentar una solicitud.