Funciones y responsabilidades esenciales (incluidas, entre otras):
El candidato deberá poseer la capacidad de operar una centralita con rapidez y precisión.
Capacidad para supervisar a los subordinados.
Capacidad para realizar tareas administrativas moderadamente complejas.
Capacidad para tratar eficazmente con los empleados del departamento por teléfono.
Capacidad para enunciar con claridad y con una voz bien modulada.
• Actúa como un -operador de tiempo completo en una centralita de una o varias posiciones.
• Maneja quejas y problemas difíciles que surgen del funcionamiento de la centralita.
• Proporciona a las personas que llaman información rutinaria no técnica y deriva otras preguntas a las personas adecuadas.
• Realiza responsabilidades administrativas/de mecanografía relacionadas asociadas con la centralita.
• Opera teclados de consola Intellidesk, teléfonos NEC DT300 o DT700, varios sistemas de buscapersonas y alarmas (sistema de alarma Symplex)
• Implementa regulaciones y directivas relacionadas con la prestación de servicios de centralita.
RESPONDER Y PROCESAR TODAS LAS LLAMADAS ENTRANTES
• El candidato deberá responder las llamadas entrantes de manera educada, eficiente y amigable, incluso durante períodos de gran carga de trabajo y crisis. Las llamadas se responderán en orden de prioridad.
• Las llamadas entrantes se enrutarán adecuadamente en toda la instalación.
• El candidato recibirá llamadas por cobrar, solo si está autorizado, y obtendrá y registrará el tiempo y los cargos.
• El candidato es responsable de dar respuestas inmediatas y profesionales a las siguientes situaciones y registrarlas: alarmas de emergencia, códigos, amenazas de bomba, incendios y desastres. También deberá recibir y transmitir mensajes por radio bidireccional.
• El candidato deberá seguir las instrucciones si recibe una amenaza de bomba. Actualmente, en la oficina telefónica se han establecido procedimientos y formatos escritos para este tipo de informes.
• Los operadores no están autorizados a realizar llamadas personales para empleados, visitantes o pacientes. No se permite el uso de tarjetas de crédito, llamadas por cobrar ni llamadas a terceros. Los operadores deberán ser educados y explicar a las personas que llaman cuando no se puedan completar las llamadas según lo solicitado. Los operadores serán responsables de garantizar que no se realicen llamadas de larga distancia no autorizadas a través de la centralita. Las llamadas personales durante el servicio se restringirán solo a emergencias. Los servicios de información incluyen el uso del sistema de búsqueda aérea y el sistema de búsqueda por radio Zetron para transmitir mensajes, anuncios e implementar varios procedimientos dictados por las directivas de telecomunicaciones y TI, que incluyen proporcionar información sobre el sistema de atención médica a pacientes y visitantes. • El candidato
utilizará la radio de la instalación, la búsqueda aérea, la búsqueda de bolsillo y los sistemas de búsqueda por código según sea necesario.
• Llamadas de emergencia y sistemas de alarma: Es posible que también se requiera que los operadores reciban y transmitan llamadas por radio bidireccional. El cliente proporcionará procedimientos escritos para responder a estas emergencias. Los operadores deberán hacer anuncios en el sistema de megafonía. Se proporcionará un procedimiento con guión para llamadas de emergencia y pautas para anuncios en el sistema de megafonía. Todos los anuncios deben hacerse de manera clara, eficiente y educada, y lo más rápido posible.
• El candidato ayudará a realizar varios tipos de llamadas salientes y a coordinar y conectar una o más estaciones cuando sea necesario.
• Ayudará al personal de la instalación y a los pacientes, cuando sea necesario, a realizar llamadas. Las llamadas incluirán, entre otras, llamadas comerciales y de los Sistemas Federales de Telecomunicaciones (FTS).
• Explicará a los usuarios de manera educada, eficiente y amistosa por qué las llamadas no se pueden completar según lo solicitado, si y cuando surja una situación de este tipo.
• El candidato mantendrá un registro de todas las fallas del equipo telefónico y/o quejas sobre el servicio telefónico.
• A pedido de las personas que llaman, verificará las fallas del equipo telefónico e informará al Servicio de Gestión de Recursos de Información (IRMS).
• El candidato se familiarizará con las funciones de los diferentes servicios dentro de la instalación. Con este conocimiento, determinará el área dentro del campus cuando la persona que llama no conoce la extensión telefónica.
CONOCIMIENTO LABORAL
• El candidato deberá comprender el Sistema Federal de Telecomunicaciones (FTS).
• Un conocimiento completo del equipo instalado actualmente: Teléfonos NEC DT300 o DT700.
• Conocimientos técnicos adecuados para poder identificar averías e informarlas a la unidad de mantenimiento.
• Conocimientos adecuados de los sistemas y procedimientos de archivo. Atención a los detalles para garantizar la precisión de los documentos/correo distribuidos a los destinatarios correctos.
• Bien organizado para priorizar la entrega de correo y documentos. Atención a los detalles para garantizar la minuciosidad y precisión al colocar varios documentos en los archivos adecuados y organizarlos.
• Debe desarrollar un conocimiento profundo de la estructura organizativa de la misión y un conocimiento suficiente de los trabajos y las personas específicas para enrutar eficazmente las llamadas entrantes a la oficina adecuada.
EDUCACIÓN, FORMACIÓN Y EXPERIENCIA
• Se requiere haber completado la escuela secundaria
• Experiencia laboral previa: Se requiere experiencia de seis meses a un año como operador/centralita telefónica y cierta exposición a los aspectos técnicos de la telefonía que incluyan trunking y sistemas clave.
BENEFICIOS
• Beneficios de salud (Servicios de seguro médico)