Coordinador Administrativo de Proyectos en Arecibo PR

Descripción del Puesto: Coordinador Administrativo de Proyectos (Aireko – Isabela+Puerto Rico)

Resumen del puesto:

El Coordinador Administrativo de Proyectos se encargará de dirigir y organizar todas las actividades administrativas relacionadas con los proyectos, en colaboración y bajo la supervisión del Gerente de Proyectos. Prestará apoyo al Gerente de Proyectos, al Asistente del Gerente de Proyectos, al Superintendente y al Ingeniero de Proyectos en el procesamiento de información y la realización de todas las tareas secretariales/administrativas requeridas a nivel de obra. Todas las funciones se desempeñarán de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa.

Responsabilidades:

• Elaborar órdenes de compra a partir de la información proporcionada por la dirección del proyecto. Tramitar las órdenes de compra al Departamento de Compras.
• Procesar los informes requeridos por la oficina central con la información proporcionada por la dirección del proyecto.
• Responsable de establecer y mantener un sistema de archivo electrónico ordenado y eficiente. Archivar y mantener la documentación y correspondencia física y electrónica.
• Colaborar en la entrada de datos en los sistemas de la empresa (p. ej., eCMS).
• Administrar el fondo menor de la oficina, según corresponda.
• Responsable del mantenimiento de una oficina de campo limpia y ordenada.
• Brindar apoyo logístico para reuniones, talleres y otros eventos del proyecto.
• Colaborar en la gestión de discrepancias en coordinación con los departamentos de Contabilidad y Compras.
• Prestar asistencia con todos los subcontratos y órdenes de compra.
• Preparar el documento de Aviso de Cambio, gestionar el flujo de trabajo del documento y entregarlo finalmente al Departamento de Recursos Humanos.
• Recopilar y mantener documentación detallada del proyecto, incluidos planos arquitectónicos, ofertas de subcontratistas, informes, órdenes de cambio, permisos y facturas.
• Ayudar en la revisión y preparación de toda la documentación y contratos requeridos por los proveedores.
• Clasificar y distribuir el correo entrante y preparar el correo saliente (sobres, paquetes, etc.).
• Atender llamadas entrantes, responder consultas de información general y dirigirlas al personal adecuado.
• Garantizar la adquisición de material de oficina y consumibles, e informar al Departamento de Compras cuando haya escasez.
• Apoyar al Gerente de Proyectos en asuntos relacionados con el proyecto.
• Realizar cualquier otra tarea asignada por el supervisor.

Requisitos:

• Título Asociado en Administración de Oficinas
• Mínimo de cinco (5) años de experiencia en apoyo administrativo de construcción
• Familiaridad con los procedimientos de oficina y los principios administrativos básicos
• Manejo fluido de MS Office
• Excelentes habilidades de comunicación
• Muy buenas habilidades de organización y multitarea
• Preferiblemente bilingüe en inglés y español

Habilidades y Competencias:

• Sólida comprensión de la contratación general y el ciclo de vida de un proyecto de construcción
• Fuerte orientación al trabajo en equipo, iniciativa, comunicación, resolución de problemas y liderazgo
• Orientación al detalle suficiente para organizar y gestionar múltiples tareas del proyecto
• Actitud positiva y profesional comprobada, y sólidas habilidades de servicio al cliente
• Apreciación y comprensión de un entorno de trabajo acelerado
• Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente y ejercer un juicio independiente relacionado con la administración diaria de proyectos
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
• Capacidad para transmitir información muy detallada entre gerentes de proyectos, subcontratistas y arquitectos/ingenieros
• Competente en el uso de software informático, incluyendo procesamiento de textos, hojas de cálculo, aplicaciones de programación de proyectos, correo electrónico, etc.
• Personalidad dinámica, emprendedora, disciplinada y organizada
• Alto sentido de urgencia y un fuerte sentido de la gestión del tiempo

Aireko se enorgullece de ser un empleador con igualdad de oportunidades de empleo y acción afirmativa. La política de la Compañía es no discriminar ilegalmente a ningún solicitante o empleado por motivos de raza, color, sexo, religión, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, origen nacional, edad, estado de discapacidad, información genética, estado militar o de veterano o cualquier otra consideración legalmente protegida aplicable que sea ilegal según las leyes federales, estatales o locales.